Tips Memilih Tempat Rapat yang Representatif

Setiap perusahaan pasti mempunyai jadwal meeting, begitu juga dengan perusahaan tempat saya bekerja. Biasanya meeting diadakan yaitu untuk mengetahui perkembangan kinerja karyawan, pertumbuhan omset kantor, atau juga untuk membahas tentang agenda dan perkembangan sebuah project yang akan atau tengah sedang berlangsung.

Di kantor saya biasanya meeting diadakan sesuai keperluan, misalnya ada weekly meeting, monthly meeting ataupun quarterly meeting, bahkan meeting tahunan. Dan setiap jenis meeting ini tentu saja melibatkan orang-orang yang berbeda, jadi jika weekly meeting maka biasanya ini bersifat secara internal pusat saja, tapi jika meeting sudah bulanan, monthly ataupun tahunan biasanya akan melibatkan seluruh cabang se-Indonesia. Dimana pada kesempatan meeting ini, kita biasanya akan membahas banyak hal sehingga memerlukan meeting lebih dari satu harian.

Namun berbicara tentang tempat meeting, jujur bagi saya pribadi sangat bosan dan jenuh jika meeting melulu dilakukan di dalam kantor, apalagi jika meeting tersebut berdurasi lama seharian, atau terlebih jika harus dilakukan lebih dari satu hari berturut-turut.

Oleh karena itu, menurut saya memilih tempat rapat di luar kantor merupakan solusi terbaik demi menyegarkan kembali pikiran para karyawan dan rekan kerja, sehingga tujuan agenda rapat akan tercapai secara optimal.

Apakah teman-teman pernah merasakan jenuh juga jika meeting melulu di ruang kantor? Makanya  buat kita yang berkantor di kota Jakarta, maka sesekali kayanya perlu untuk memilih tempat rapat di luar kantor, pergi ke Puncak juga bisa menjadi pilihan terbaik menurut saya. Begitu juga untuk teman-teman yang mungkin merupakan seorang pengusaha dengan jaringan yang cukup luas di Surabaya dan sekitarnya, maka mungkin bisa menggelar rapat di hotel terbaik di kawasan Batu, Malang.

Jadi pada intinya, menurut saya tidaka da salahnya jika untuk meeting kita sebaiknya memilih tempat rapat yang representatif, yang mampu membawa kita kepada ide-ide cemerlang nan gemilang. Lantas bagaimana cara memilih lokasi atau tempat rapat yang cukup nyaman dan aman? Berikut ini tips memilih tempat meeting ya:

1. Lokasi

Tidak kita pungkiri, pemilihan lokasi sangat penting untuk dipertimbangkan secara matang. Seperti yang telah sedikit disinggung di atas, kita sudah selayaknya memilih lokasi yang dapat untuk meeting, karena hal itu akan membawa kita ke dalam suasana rapat yang kondusif, tenang dan aman, contohnya yaitu tempat rapat di Puncak. Sebaiknya kita memilih lokasi yang memiliki aksesibilitas mudah dari tempat kita bekerja. Dan jika jenis rapat yang akan diselenggarakan adalah konferensi atau seminar, sebaiknya kita menghindari memilih lokasi yang dapat menyulitkan sebagian peserta rapat yang berasal dari luar kota.

2. Budget

Selain itu, kita juga harus memperhatikan persoalan keuangan, karena itu merupakan hal penting yang harus dipertimbangkan secara matang. Kita perlu untuk menyesuaikan lokasi rapat yang dipilih dengan budget yang telah ditentukan oleh pihak kantor. Hal ini dapat kita tempuh dengan melakukan survey lapangan terlebih dahulu. Setelah itu baru kita membuat daftar ruang meeting yang masuk ke dalam budget, baik itu sebuah gedung pertemuan atau fasilitas ruang rapat yang disediakan oleh hotel. Setelah melakukan penyortiran tersebut, pengambilan keputusan akan dapat dengan mudah dilakukan.

3. Survey Lapangan

Masih berkaitan dengan poin ke 2, kita sebaiknya mendatangi langsung beberapa alternatif tempat rapat yang telah kita sortir tadi, kita tidak hanya mengandalkan informasi dari situs atau by phone. Hal ini kita lakukan supaya bisa memperhatikan segala fasilitas pendukungnya, seperti parkir mobil yang memadai, pelayanan terhadap tamu yang baik, pilihan menu untuk konsumsi rapat yang bervariasi, dan sebagainya.

4. Kapasitas

Ini juga penting, kita harus pastikan tempat rapat yang kita pilih bisa muat sesuai dengan kapasitas peserta rapat. Karena pada umumnya, rapat di luar kantor biasanya melibatkan peserta dalam jumlah banyak, sehingga hotel merupakan lokasi terbaik yang bisa dipilih. Selain fasilitas yang disediakan sangat lengkap, peserta juga dapat menginap jika rapat tersebut diselenggarakan lebih dari 1 hari.

Dan beberapa tempat rapat di Puncak banyak yang menawarkan ruang rapat yang bisa kita pilih sesuai dengan jumlah peserta, karena biasanya dalam 1 hotel terdapat beberapa pilihan ruang yang bervariasi yang bisa kita sesuaikan berdasarkan kapasitas peserta. Dan yang menarik juga jika kita memilih ruang rapat di Puncak yaitu kita bisa memilih meeting room dengan konsep yang menawarkan view hijau yang menenangkan.

5. Fasilitas rapat

Selanjutnya yang perlu kita pertimbangan adalah pilihlah tempat rapat yang kita pilih harus memiliki fasilitas yang memadai. Beberapa hal yang wajib dimiliki oleh sebuah tempat rapat antara lain adalah adanya koneksi internet / Wi-Fi dengan kecepatan yang baik, proyektor yang dilengkapi dengan in-focus, mic, dan pencahayaan yang optimal. Apabila rapat tersebut berupa konferensi besar yang melibatkan banyak pimpinan perusahaan, sebaiknya kita memilih ruang rapat dengan interior yang menawan.

Setidaknya itulah 5 tips yang dapat saya bagikan, semoga bisa menjadi acuan buat teman-teman dalam memilih tempat rapat yang menyenangkan, seperti tempat meeting di Puncak yang representatif dalam rangka mencapai tujuan agenda rapat kantor yang tengah kita kerjakan. Selamat berkarya, Selamat bekerja!